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项目监理编写会议纪要的注意事项

445云顶国际网站:2017/6/13   编辑:管理员   来源:云顶445网址   点击次数:

转自:筑龙监理

 

监理项目师的其中一项重要工作就是编写会议纪要,无论业主单位是否对会议纪要有严格的要求,身为监理项目师的大家,都应该知道编写会议纪要的注意事项,并力争编制出质量较高的会议纪要。

会议纪要的两大特点

一是纪实性,二是提要性。

撰写会议纪要,必须依循以下要求

1

会议纪要格式。

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。  

2

会议纪要正文一般由两部分组成。  

①会议纪要概述。

主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员,基本议程。  

②会议精神和议定事项。

一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专题会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法,今后工作的意见、措施和要求。

3

要做好会议记录。

会议纪要是实录性公文,纪实性是会议纪要的生命,会议纪要必须真实、全面地反映会议情况,而不能凭空杜撰或随意取舍材料。作好会议记录是写好会议纪要的基础,是使会议纪要真正具有纪实性的保证。此外,还应当认真阅读会议材料及收集其他有关信息,以便全面掌握会议情况。

4

要突出会议要点。

顾名思义,“纪要”也就是记录要点,提要性是会议纪要的一个重要特征。写会议纪要不能有言必录,面面俱到,而要在正确领会会议精神,全面掌握会议情况的前提下,抓住要点,有所侧重地把会议的主要精神、重要问题反映出来。有言必录,面面俱到,会淹没主题,使人不得要领。失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。  

5

会议纪要与会议记录的差异。

会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻实行。  

6

要善于整理会议意见。

有时,在一次会议上,人们的意见相同或相近,也有时与会人员的意见不尽一致,甚至完全相反。因此,对会议所产生的各种意见,要认真分析,一般应按会议确定的宗旨和领导的意见加以归档整理。分歧太大的意见,除纯粹报道性会议纪要外,一般不要写入。写会议纪要,要应围绕会主旨及主要成就来整理、提炼和概括。特别是指示性会议纪要,必须注重其内容的条理性和引导性,切忌记流水帐,这也是会议纪要同会议记录的一个重要区别。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特别性表现。

 

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